Báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp - Hiện đại hoá công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Cẩm Thuỷ - Thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN
	Với lời kính trọng và biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô giáo trong Khoa Đào tạo Bồi dưỡng Công chức và Tại chức, các thầy cô giáo các Khoa, Phòng khác ở Học viện Hành chính, những người đã tận tình truyền đạt kiến thức và lòng đam mê nghề nghiệp cho em trong suốt những năm học qua.
	Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Hoàng Văn Chức, người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho chúng em làm báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp.
	Nhưng vì thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu tổng quan về thực trạng, từ đó đưa ra những đánh giá nhận xét và một số kiến nghị đề xuất nhằm góp phần đẩy mạnh quá trình hiện đại hoá công tác Văn thư - Lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Cẩm Thủy, Thanh Hoá. Vì vậy, trong bài báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp này của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo góp ý tận tình của các thầy giáo, cô giáo để ngày càng nâng cao hơn nữa kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công việc.
	Thanh Hoá, tháng 9 năm 2010
	 TÁC GIẢ
	 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Trang
LỜI MỞ ĐẦU
	Trong xu thế hội nhập, nhất là trong giai đoạn thực hiện chủ trương cải cách thủ tục hành chính của Nhà nước ta hiện nay, việc hiện đại hoá nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý điều hành đối với mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức là vấn đề vô cùng quan trọng. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý mọi thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cùng với sự phát triển của xã hội, hiện đại xã hội thông tin đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý và truyền đạt một cách nhanh chóng chính xác nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đó phụ thuộc vào công tác Văn thư - Lưu trữ có làm tốt hay không. Chính vì vậy, các cơ quan, đơn vị, tổ chức đặc biệt là trong các cơ quan hành chinh Nhà nước ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn thiện công tác Văn thư - Lưu trữ theo hướng hiện đại hoá.
	Uỷ ban nhân dân (UBND) Thị Trấn Cẩm Thủy là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước. Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý của mình, UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng. Bộ phận Văn phòng - Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân (UBND) Thị Trấn Cẩm Thuỷ đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ. Nắm được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ không ngừng hoàn thiện hiện đại hoá để nâng cao chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn phòng cũng như của Uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn Thị Trấn Cẩm Thuỷ.
	Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và sau khi được tiếp cận thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thủy, em đã lựa chọn đề tài: "Hiện đại hoá công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Cẩm Thuỷ - Thực trạng và giải pháp" cho bài báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp của mình. Hiện đại hoá công tác Văn thư - Lưu trữ là vấn đề trọng tâm được đề cập tới trong bản báo cáo này nhằm phần nào đáp ứng yêu cầu và tình hình thực tế ở cơ quan thực tập tốt nghiệp.
	Mục đích khi nghiên cứu đề tài này sẽ làm rõ:
	- Làm rõ những cơ sở lý luận về Văn phòng và công tác Văn thư - Lưu trữ. Nêu rõ những nội dung của công tác hiện đại hoá Văn thư - Lưu trữ để từ đó đối chiếu vào thực tế hiện đại hoá công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thủy.
	- Qua các tài liệu, số liệu tham khảo được sẽ đưa ra hiện trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung và hiện trạng về hiện đại hoá công tác Văn thư Lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ nói riêng.
	- Trên cơ sở khảo sát hoạt động và hiện trạng hiện đại hoá của công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ, từ đó vận dụng các kiến thức khoa học chuyên ngành để phân tích, đánh giá và đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện và đẩy mạnh quá trình hiện đại hoá công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ. 
	Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài nghiên cứu được kết cấu theo những phần sau:
	- Tóm tắt quá trình thực tập
	- Một số lý luận cơ bản về văn phòng, về công tác văn thư - lưu trữ và hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng. Hiện trạng hiện đại hoá công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ.
	- Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị đẩy mạnh hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ.
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU Trang
	1. Tính cấp thiết của đề tài.........................................................................
	2. Đối tượng nghiên cứu............................................................................
	3. Phạm vi nghiên cứu...............................................................................
	4. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................
	5. Kết cấu của báo cáo...............................................................................
Phần thứ nhất
TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
	1.1. Khái quát tình hình nơi thực tập tốt nghiệp.......................................
	1.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự...............................................................
	1.3. Công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ và hiện đại hoá công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ.................
Phần thứ hai
HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ, CẨM THUỶ, THANH HOÁ 
 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ.......................................................................................
1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ...........................
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ..:
 Một số chỉ tiêu kinh tế trong các năm 2007, 2008, 2009......................................
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ........................................................................................
	2.1. Chức năng..............................................................................................
	2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................
	2.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................
3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THỊ TRẤN CẨM THỦY.........................................................................................
	3.1. Chức năng của văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ.........................
	3.2. Nhiệm vụ.................................................................................................
	a. Tham mưu tổ hợp.............................................................................
	b. Công tác hành chính tổ chức...........................................................
	c. Công tác quản trị tài vụ....................................................................
	3.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................
II. CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ..............................................................................
 1. CÔNG TÁC VĂN THƯ................................................................................
	 1.1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư........................................................
	 a. Quy trình soạn thảo.............................................................................
 b. Thể thức văn bản.................................................................................
	 1.2. Quản lý văn bản....................................................................................
	 2.1. Quản lý văn bản đi...........................................................................
	 2.2. Quản lý văn bản đến........................................................................
	 1.3. Quản lý và sử dụng con dấu..................................................................
	 1.4. Lập hồ sơ hiện hành...............................................................................
	 1.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản..........................
 2. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.............................................................................
 2.1.Mô hình văn phòng................................................................................
 2.2.Tổ chức lao động khoa học Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng....:
 3. CÔNG TÁC LƯU TRỮ..................................................................................
 3.1. Sự chỉ đạo về công tác Lưu trữ................................................................
 3.2. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ............................................................
III. THU HOẠCH BẢN THÂN.........................................................................
 1. THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN............................................................
* Nhận xét của bản thân về công tác hiện hoá văn thư - lưu trữ tại Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ................................................................................
 4.1. Ưu điểm............................................................................................
	 4.2. Hạn chế.............................................................................................
 4.3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế...............................................
 2. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.....................................................................
 2.1. Kết luận...............................................................................................
 2.2. Kiến nghị.............................................................................................
* Ý kiến bản thân để góp phần không nhỏ vào công tác hiện đại hoá văn phòng, 
văn thư lưu trữ ở Văn phòng UBND Thị trấn Cẩm Thuỷ.....................................
PHỤ LỤC..............................................................................................................
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................
NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Pháp Lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL- UBTVQH của Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội ngày 04- 4-2001.
- Các Nghị định số110/2004/NĐ- CP, số111/2004/NĐ- CP về công tác văn thư- lưu trữ, năm 2004.
- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ-Văn phòng Chính phủ, Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn về văn bản, về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của văn thư-lưu trữ.
- Các Quyết định của Bộ Chính trị, Nghị định của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
- Các Quyết định, Quy chế của Uỷ ban về công tác văn thư lưu trữ.
- Các báo cáo tổng kết cuối năm và phương hướng, nhiệm vụ của Uỷ ban các năm 2008, 2009, 2010.
	- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản và Văn phòng - Học viện Hành chính